İnsan kaynakları planlaması, işe alım, performans, eğitim, ücret, kariyer planlama, iş hukuku, gibi konularla çalışan İK profesyonelleri, dünyayı kasıp kavuracak ve tüm hayatı durduracak bir salgın ile karşılaşabileceklerini hiç hesaba katmamışlardı. Ve bir pandemi sürecinde kendilerinden ne beklendiğini veya kendilerinin ne yapabileceği çok da açık değildi. Bu şaşkınlık insan kaynakları alanında çalışanlar için yeni bir düşünme tarzının gerekliliğini beraberinde getirmiştir. İK’cılar şimdi soruyor: Biz gerçekten ne yapacağız? Rollerimiz nasıl değişecek? Yeni sorumluluklarımız nelerdir? Önceliklerimiz değişiyor mu? Ne düzeyde değişecek?

İK en çok bu dönemlerde beceri bileşimine ihtiyaç duyar. Planlama, iletişim, esneklik, fedakarlık ve dayanışma ruhu, empati, sabır ve azim. Bu becerileri taşıyan çalışanları öne çıkarmalı ve işletmede pozitif bir enerji yaratmalıdır. 

Pandemi dönemleri belirsizlik içerir. Covid 19 için yapılan planların bir sonraki ay geçerli olup olmayacağını tahmin etmek pek mümkün değil elbette. Sürekli mutasyona uğradığı ifade edilen bir virüs için kati tedbirlerin alındığından söz etmek zor olacaktır. Çalışanlar için kendilerine hizmet etmeye hazır perde arkasında bekleyen bir İK ekibinin olması kaçınılmaz bir süreç olarak ortada durmaktadır. 

Kriz zamanlarında insan kaynakları, organizasyonun misyonunu, değerlerini ve bunun toplumsal etkilerini çalışanlarla ve paydaşlarla paylaşmalıdır. İşlerin aksamadan devam edilebilmesi için insanların psikolojik olarak nasıl daha dayanıklı olabileceğini ele alan stratejilere ihtiyaç var. Bu dönemler insanların birbirine en çok ihtiyaç duyduğu dönemlerdir.

İK bu tür kriz zamanlarında sakin ve soğukkanlı bir ortamı teşvik etmelidir. Organizasyonun her seviyesinde açık, doğru ve tutarlı iletişimi sağlamalıdır. Buna liderlik etmek önemlidir. Güvenirliği korumak için iletişimin dürüst, açık ve şeffaf olmasına dikkat edilmelidir. Empati kurulmalı ve insanların fiziksel ve psikolojik olarak etkilendikleri göz ardı edilmemelidir. Çalışanlar bir işletmenin en değerli varlıklarıdır. Değerlere ve misyona birlikte odaklanmak gerekir.

Bu çerçevede yapılabilecekleri şöyle sıralamak mümkündür:
1. Acil Durum Müdahale Ekibi Oluşturulmalıdır
İK'nın Acil Durum Müdahale Ekibinin bir parçası olduğunu unutmamalıdır.  Çalışanlar için kılavuz hazırlanmalıdır. Bu kılavuzlarda çalışanların ve müşterilerin soru ve endişelerini giderecek yeterli bilgi bulunmalıdır. Salgın ile ilgili riskler çalışanlarla paylaşılmalıdır. Acil Durum Ekibi gelişmeleri yakından izlemeli, iletişim stratejilerini tartışmak için düzenli toplantılar yapmalıdır.

2. İletişim Düzeyi Artırılmalıdır
Güven verecek, açık ve tutarlı bir iletişim olabildiğince sağlanmalıdır. Güçlü bir iletişim için üst yönetim ile birlikte çalışmalıdır. İletişim planı oluşturulmalıdır. Olası vakalar karşısında nasıl davranılacağı, vakanın nasıl yönlendirileceği, net tür tedbirler alınacağı belirlenmelidir. Vaka ile ilgili bilgilerin gizliliği tesis edilmeli ve vaka buna ikna olmalıdır. Saygı, iyi niyet ve gizlilik esas alınmalıdır.
Tüm çalışmalarla vakalara müdahale ve sonrası ile ilgili sürecin işleyişi açık bir şekilde paylaşılmalıdır.
İK ekibi bu dönemlerde her zamankinden daha fazla proaktif olmalıdır. Çalışanlardan ve diğer ilgili taraflardan gelebilecek sorulara hazırlıklı olmalıdır. Bununla ilgili olarak kolay ulaşılabilen Sık Sorulan Sorular belgesi oluşturulabilir.
3. Çalışanların Sağlığı Korunmalı, İş Sağlığı ve Güvenliği Gerekleri Tesis Edilmelidir
İK ekibi, çalışanlarla onların beden ve ruh sağlığı konusunda sürekli bir iletişim içinde olmalıdır. Yöneticilerden sık sık geri bildirim almalı ve bunları değerlendirmelidir. Endişeleri gidermeli ve çalışanların desteklendiğini hissettirmelidir. Hijyen ve güvenlik uygulamalarını yaygınlaştırmalı ve düzenli kontrol etmelidir. Sosyal mesafe kurallarına gönüllü uymaları teşvik edilmelidir. El sıkışma, sarılma gibi etkileşimlerden uzak durmaları sağlanmalıdır.
4. Politikalarınızı Gözden Geçirin – Yasal Düzenlemeleri Yakından İzleyin
İK ekibi kendi alanı ile ilgili konularda olduğu gibi salgın ile ilgili konularda da güncel olmalıdır. Gelişmeleri yakından izlemelidir. Gerek hükümet politikaları ve bunun çalışanlara etkisi, gerekse salgının diğer gelişim seyrini takip etmelidir. Bunlardan elde ettiği bilgileri raporlamalı ve gerekli gördüklerini çalışanlarla paylaşmalıdır.
5. Uzaktan Çalışma 
Sosyal mesafe salgının yayılmasını önlemek veya yavaşlamasına yardımcı olmak için anahtar öneme sahiptir. Bu açıdan İK ekibi farklı çalışma yöntemlerini değerlendirebilmelidir. Uzaktan çalışma bunların başında gelmektedir. Uzaktan çalışması mümkün olanlara gerekli kolaylık sağlanmalıdır. İk ekibi bu konuyu IT departmanı ile birlikte planlamalı ve hayata geçirmelidir. Kriz dönemlieri için İK uzaktan çalışma prosedürleri oluşturmalıdır.